Automação de processos é apresentada, quase sempre, como um atalho para ganhar eficiência, mas aplicá-la sobre uma rotina mal estruturada apenas multiplica o erro original. Inclusive, a pressa em automatizar costuma mascarar a ausência de um diagnóstico real sobre a causa da lentidão ou do retrabalho.
No final, o resultado é um processo automatizado, mais rápido, mas ainda quebrado, como pontua Rolando Bonaccorsi, diretor de operações da Vert Analytics. Com isso em mente, a seguir, detalharemos por que corrigir antes de automatizar muda o resultado final de qualquer projeto de automação.
Por que automatizar um processo ruim aprofunda o erro?
Um processo mal desenhado carrega falhas de sequência, retrabalho ou pontos de decisão pouco claros. A automação, nesse cenário, não remove nenhuma dessas falhas: apenas as repete em escala e com menos supervisão humana capaz de perceber quando algo sai errado. Dessa maneira, empresas que pulam a etapa de revisão do processo tendem a transformar um problema pontual em uma rotina de erro sistemático, difícil de reverter depois de implementada.
Esse efeito fica mais visível em rotinas com múltiplos responsáveis, onde cada pessoa resolve exceções de um jeito diferente. Segundo o engenheiro de computação com MBA executivo, Rolando Bonaccorsi, ao automatizar sem padronizar antes, a empresa fixa apenas uma dessas interpretações como regra oficial, descartando as demais sem analisar qual delas realmente funcionava melhor. Com isso, o ganho de velocidade mascara, por um tempo, a perda de qualidade nas decisões automatizadas.
O que a automação resolve e o que ela não resolve?
A automação resolve bem tarefas repetitivas, previsíveis e já validadas: cálculos, envios programados, integrações entre sistemas com regras claras. Ela não resolve, porém, decisões mal definidas, critérios inconsistentes entre equipes ou etapas que dependem de exceções constantes. Isto posto, de acordo com Rolando Bonaccorsi, o critério para automatizar deveria ser a estabilidade do processo, não o volume de trabalho envolvido.
Essa distinção evita decisões precipitadas na hora de escolher o que automatizar primeiro. Processos estáveis, com regras já testadas, costumam trazer retorno rápido. Processos ainda instáveis, por outro lado, tendem a gerar mais trabalho de ajuste depois da implementação do que economizavam antes dela.
Como saber se um processo está pronto para ser automatizado?
Antes de contratar uma ferramenta ou programar um fluxo automático, é importante mapear se o processo atual já funciona de forma consistente quando executado manualmente, sem exceções recorrentes. Tendo isso em vista, os seguintes sinais ajudam nessa avaliação e evitam o erro de automatizar uma falha ainda não corrigida:
- O processo tem um resultado esperado claro e repetível;
- As etapas seguem sempre a mesma ordem, sem depender de decisões informais;
- Erros e retrabalhos já foram mapeados e reduzidos antes da automação;
- Existe um responsável definido para revisar exceções que fogem do padrão.
Quando esses pontos ainda não estão resolvidos, automatizar apenas transfere o problema para outro formato, agora mais difícil de identificar porque parece funcionar. Assim sendo, a etapa de correção do processo deveria anteceder qualquer investimento em ferramentas, por mais moderna que a tecnologia pareça.
Corrigir primeiro é o que separa eficiência real de velocidade aparente
Automatizar um processo ruim entrega números bonitos no curto prazo e problemas maiores no médio prazo, porque a origem do erro nunca foi tratada. Dessa maneira, a maturidade de um processo, e não a sofisticação da ferramenta, é o que determina se a automação vai gerar ganho real. Corrigir antes de automatizar exige mais tempo no início, mas evita que a empresa escale exatamente aquilo que deveria ter sido corrigido.
Conforme enfatiza o diretor de operações da Vert Analytics, Rolando Bonaccorsi, esse cuidado inicial custa tempo, mas evita retrabalho depois, quando a empresa precisa desfazer uma automação inteira para corrigir uma falha que já deveria ter sido resolvida antes de qualquer linha de código. Portanto, investir primeiro na correção do processo é, na prática, a forma mais rápida de chegar a uma automação que realmente sustente o crescimento da operação.